Aperçu du poste

L'assistant(e) administratif(ve) de compte soutient l'équipe de gestion de comptes en prenant en charge diverses tâches administratives liées aux consultants CTG. Ce rôle implique la gestion de la documentation des consultants, la supervision des processus de recrutement et d'intégration, la mise à jour des données des consultants et le respect des politiques internes et des réglementations externes. L'assistant(e) administratif(ve) de compte garantit le bon déroulement des opérations et une communication efficace avec les consultants, contribuant ainsi à la prestation optimale des services aux clients. Ce poste est essentiel à la réussite globale de l'équipe de gestion de comptes et à la bonne exécution des projets.

Objectifs du rôle

Gestion du soutien administratif et des consultants

• Assurer la fonction de principal point de contact pour les consultants de CTG, en répondant aux questions relatives aux contrats, aux avantages sociaux et aux procédures opérationnelles.
• Gérer l’administration des annonces de postes vacants (APV) et collaborer avec le gestionnaire de compte pour obtenir les approbations des autorités locales avant leur diffusion via les réseaux locaux (par exemple, les panneaux d’affichage du ministère du Travail).
• Participer au processus de sélection conformément aux exigences contractuelles, notamment au tri des CV, à la présélection et à l'administration des tests écrits et des entretiens.
• Collecter les documents requis auprès des consultants CTG sélectionnés, superviser la signature des contrats et s'assurer que les contrats signés sont correctement téléchargés dans TAYO à des fins de conformité et d'archivage.
• Créer et tenir à jour les profils en ligne des consultants CTG sélectionnés au sein du système RH de CTG, TAYO.
• Accompagner les nouveaux consultants tout au long du processus d'intégration, en leur fournissant des explications claires sur les termes du contrat, les avantages sociaux, la couverture d'assurance maladie et les procédures opérationnelles.
• Maintenir à jour un fichier maître des données des consultants dans les systèmes internes de CTG, en veillant à des mises à jour rapides et précises.
• Générer et diffuser des rapports standardisés sur les activités des consultants, l'état des contrats et d'autres indicateurs clés.
• Fournir un soutien opérationnel continu au chef d'équipe et au gestionnaire de compte tout au long du cycle de vie du projet.

Recrutement et intégration

• Veiller au respect des normes CTG pour toutes les activités de recrutement et d'intégration.
• Superviser les activités de recrutement, y compris la création des demandes et la publication des termes de référence (TDR).
• Gérer les processus d'intégration, en veillant à ce que toutes les étapes nécessaires soient suivies et que la documentation requise soit collectée et vérifiée.
• S'assurer que toutes les vérifications d'antécédents sont effectuées dans le format requis et que toute documentation manquante dispose des approbations nécessaires pour déroger aux exigences.
• Assurer la responsabilité de toutes les activités de recrutement et d'intégration, en veillant à leur conformité avec les cadres opérationnels et de conformité de CTG.

Conformité et normes éthiques

• Veiller au strict respect des politiques et procédures opérationnelles de CTG afin d'atténuer les risques juridiques et financiers.
• Respectez les normes éthiques dans toutes vos interactions professionnelles, en assurant une communication respectueuse, claire et adaptée aux différences culturelles avec toutes les parties prenantes.
• Promouvoir les valeurs de CTG, en maintenant un engagement envers l'inclusion, le professionnalisme et la sensibilité culturelle dans tous les aspects du travail.
• Veillez à ce que toutes les communications et la documentation soient traitées par les voies officielles afin de minimiser les risques de litiges, de problèmes juridiques ou de violations des règles de conformité.

Rapport de projet

Ce poste est rattaché au responsable de compte.

Compétences clés

Formation : Diplôme universitaire de niveau licence. Toute certification ou formation pertinente est un atout.

Expérience : Minimum 2 ans d'expérience administrative pertinente, de préférence dans les RH ou le recrutement au sein d'une organisation internationale.

Langues : Anglais courant.

Maîtrise des logiciels : La maîtrise de Microsoft Office et l’expérience avec un logiciel de gestion des ressources humaines sont un atout.

• Expérience avérée en matière de service à la clientèle.
• Excellentes compétences en communication (écrite et orale).
• Sens aigu du détail, compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches.
• Capacité à travailler de manière autonome et à maintenir la confidentialité et les normes éthiques.
• Proactif, avec une attitude axée sur les résultats.
• Collaboratif et professionnel, avec une approche positive du travail d'équipe.
• Capacité à travailler sous pression tout en maintenant professionnalisme et précision.

Gestion d'équipe

Ce poste n'implique pas de responsabilités de gestion.

Informations complémentaires

Les candidatures féminines qualifiées sont encouragées.

Veuillez noter que ce poste est réservé aux ressortissants de la République démocratique du Congo. Les candidats doivent impérativement résider à Goma ou à Kinshasa, le lieu d'affectation qu'ils auront choisi.

Les candidatures et les CV doivent être soumis en anglais.