Administration Assistant

SAVE THE CHILDREN INTERNATIONAL - DRC

ADMINISTRATION ASSISTANT

Basé (e) à Kinshasa

RECRUTEMENT INTERNE/EXTERNE

Nous sommes Save the Children. Nous travaillons dans plus de 120 pays. Nous sauvons les vies des enfants. Nous luttons pour leurs droits. Nous les aidons à réaliser leur potentiel.

A propos de Save the Children

Save the Children International est une Organisation Non-Gouvernementale (ONG) Leader dans le domaine de la protection et défense des droits de l’enfant. Nous travaillons avec nos partenaires, pour insuffler des avancées dans la façon dont le monde traite les enfants et parvenir à un changement immédiat et durable dans leur vie. Nos Valeurs sont : REDEVABILITE – AMBITION – COLLABORATION – CREATIVITE – INTEGRITE.

Save the Children en RDC

Save the Children a commencé à travailler dans la République démocratique du Congo en 1994, lorsque le conflit a commencé dans l'est du pays. La République démocratique du Congo est reconnue pour être l'un des pays dans lesquelles les enfants sont soumis à de plus grande atrocités. L’accès aux services essentiels est très limité et les enfants sont soumis à l'exploitation généralisée et d'abus, y compris le recrutement dans des groupes armés, le travail forcé, les abus sexuels et l'abandon.

Dans le cadre de ses activités en République Démocratique du Congo, Save the Children International, cherche à recruter 1 Administration Assistant qui sera basé (e) à Kinshasa.

LE POSTE

Le/la titulaire du poste apportera un soutien administratif quotidien aux différents départements et membres du personnel basés au bureau de Kinshasa.

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle pourrait être sollicité pour travailler en dehors du profil habituel du rôle et pourrait en conséquence, devoir varier ses heures de travail.

LES PRINCIPAUX DOMAINES DE RESPONSABILITÉ

1. S’assurer que l’Administration du bureau de Kinshasa satisfait aux besoins du bureau et de tous les départements dans le respect des procédures de Save the Children International en RDC ;
2. Assurer les tâches administratives courantes du bureau, notamment la préparation, le traitement, le classement et l’archivage des documents ;
3. Gérer les courriers entrants et sortants en maintenant à jour l’enregistrement et le classement ;
4. Veiller à la confidentialité et à la bonne conservation des documents administratifs ;
5. Assurer le suivi des fournitures, consommables de bureau, y compris leur réception, rangement et distribution ;
6. Veiller au bon ordre et à la fonctionnalité des espaces de travail et signaler les besoins de maintenance ou réparation ;
7. Appuyer les mouvements, installations ou réaménagements des espaces de travail ;
8. Assurer l’accueil, au filtrage et l’orientation des visiteurs ;
9. Préparer la salle, équipements, fournitures et documents nécessaires aux réunions, formations et autres événements organisés par le bureau ;
10. Apporter un appui administratif à l’organisation des déplacements et hébergement du personnel et des visiteurs selon les instructions reçues ;
11. Collecter et transmettre les informations et documents nécessaires au suivi administratif des prestataires de services ;
12. Répondre aux demandes administratives courantes du personnel et fournir un service efficace et orienté vers les utilisateurs ;
13. Préparer les documents et pièces justificatives nécessaires aux demandes d’achat et de paiement qui lui sont confiées, conformément aux procédures ;
14. Assister l’Administration Coordinator dans la gestion des différents dossiers administratifs ;
15. Préparer les paiements liés au département administratif ;
16. Préparer les dossiers de paiement des agents occasionnels et consultants et les transmettre aux finances ; 
17. Fournir un appui administratif et bureautique aux membres de l’équipe de Direction, selon les besoins et les demandes formulées ;
18. Contribuer à la rédaction des minutes des réunions ;
19. Mettre à jour la liste de présence, la placer pour signature hebdomadaire et la retirer pour classement.

Politique de Sauvegarde

1. Signaler toutes les allégations de Sauvegarde conformément aux procédures locales ;
2. Alerter toute suspicion de cas de Sauvegarde en conformité avec la procédure locale de signalement ;
3. Sur instruction du Country Director, participer aux investigations sur les allégations et cas de Sauvegarde signalés ;
4. Signaler aux points focaux Sauvegarde les cas de partenaires et autres parties prenantes de la mise en œuvre des programmes de SCI – RDC, y compris les travailleurs temporaires et volontaires qui seraient non-formés sur la Sauvegarde et contribuer aux efforts de formation – Induction et refresh ; 
5. Contribuer aux identifications et analyse des risques Sauvegarde initiaux et émergents ;
6. Faire apparaître toutes les exigences en matière de sauvegarde dans le processus de sélection et de vérification des fournisseurs et sous-traitants ;
7. Annexer à chaque contrat les politiques relatives à la sauvegarde ainsi qu’à l’esclavage moderne ;
8. Sensibiliser les fournisseurs et les sous-traitants ayant un accès direct aux sites de mise en œuvre des projets de SCI et les fournisseurs locaux sur la sauvegarde.

COMPORTEMENTS (Nos Valeurs mises en Pratique)

Responsabilité:

1. S’approprie la responsabilité des décisions prises, de la gestion efficace des ressources, de la réalisation et de l'exemplarité des valeurs de Save the Children ;
2. Accompagne l'équipe et les partenaires devant s'acquitter de leurs responsabilités - en leur donnant la liberté d'agir de la meilleure façon qu'ils jugent appropriée, en assurant le développement nécessaire pour améliorer le rendement et en appliquant les conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.

Ambition:

1. Se fixe des objectifs ambitieux et stimulants pour lui-même et pour son équipe, assume la responsabilité de son propre développement personnel et encourage son équipe à faire de même ;
2. Partage largement sa vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres ;
3. Orienté vers l'avenir, pense stratégiquement et à l'échelle globale.

Collaboration:

1. Construit et entretient des relations efficaces avec son équipe, ses collègues, les membres, les partenaires externes et les sympathisants ;
2. Valorise la diversité, la considère comme une source de force concurrentielle ;
3. Agit comme un employé accessible, à l'écoute, avec qui il est facile de communiquer.

Créativité:

1. Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.

EXPERIENCE ET QUALIFICATION 

1. Être détenteur d’un diplôme de Graduat (minimum) en Droit, en gestion des Ressources Humaines, gestion administrative et du personnel ou un domaine connexe ;
2. Avoir au minimum 1 année d’expérience professionnelle en gestion administrative des ONG en RDC ;
3. Connaissance du code du travail, des lois sociales, décrets, arrêtés, règlements administratifs ou autres dispositions y relatives, en RDC ; 
4. Expérience et/ou formation en gestion du personnel ;
5. Bonne capacité d’analyse et esprit méthodique ;
6. Avoir un bon sens de l’organisation, de planification et de hiérarchisation des tâches dans le respect des deadlines ;
7. Avoir une bonne capacité de communication écrite et orale en français ;
8. Avoir bonne connaissance de l’outil informatique Microsoft Office (Excel, Word, Powerpoint, outlook, internet, utilisation des bases des données) ;
9. Aptitude à travailler dans un environnement multiculturel et quelque peu sous pression ;
10. S’engager de manière ferme à respecter les valeurs et politiques de Save the Children ;
11. Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée ;
12. La connaissance de l’Anglais serait un atout.

Comment postuler ?

Envoyer votre dossier de candidature (Lettre de motivation, CV, une attestation de résidence et une copie de carte de demandeur d’emploi) adressé au Directeur des Ressources Humaines et Administration au plus tard le 23 octobre 2026 en cliquant le lien ci-dessous :

Administration Assistant - SCI Career Site Careers

Nous protégeons les enfants pour que le processus de sélection, qui comprend des vérifications rigoureuses des antécédents, reflètent notre engagement à protéger les enfants contre les abus.

SAVE THE CHILDREN ENCOURAGE FORTEMENTES CANDIDATURES FEMININES.